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Estudio de casos de implementaciones y migraciones

“Estudio de casos de implementaciones y migraciones de software de fuentes abiertas realizadas en España” 2008

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Introducción

El “Estudio de casos de implementaciones y migraciones de software de fuentes abiertas realizadas en España” tiene por objeto mejorar el conocimiento a través de la descripción y el análisis de una serie de casos de estudio que ayudarán a comprender lo que están haciendo diversas entidades y organizaciones españolas, tanto de carácter público, como privado, en el ámbito del software de fuentes abiertas, (en adelante SFA) facilitando de este modo el camino en la toma de decisiones sobre la adopción de este tipo de tecnologías.

Los 38 casos elaborados durante el 2008, presentan las claves del éxito de esta iniciativas, profundizando en las ventajas asociadas a la implementación de soluciones basadas en software de fuentes abiertas en administraciones públicas y empresas en diferentes sectores de actividad, descripción técnica y razones de carácter económico o social que fundamentaron las decisiones adoptadas.

Metodología

Para llevar a cabo la investigación se utilizó una metodología cualitativa centrada en el análisis en profundidad de los casos de éxito detectados y el contraste de información con estudios nacionales e internacionales disponibles.

Se realizaron 38 entrevistas telefónicas, abiertas y de amplia duración, en las que se siguieron de forma no secuencial un conjunto estructurado de variables de análisis orientados a recabar información adecuada y obtener la visión y opinión de los entrevistados sobre el caso descrito.

La selección de los informantes se realizó atendiendo a criterios basados en el perfil de las organizaciones, localización geográfica y sectores de actividad de especial relevancia económica o social.

Los informantes claves fueron las personas responsables de negocio y/o responsables TIC dentro de las organizaciones seleccionadas.

Las entrevistas estuvieron orientadas a obtener información precisa sobre los motivos que han impulsado a las organizaciones a optar por este tipo de soluciones; enfoque de las soluciones propuestas, descripción técnica de las soluciones; beneficios obtenidos; barreras detectadas en la adopción de software de fuentes abiertas; claves del éxito y recomendaciones a terceros basadas en la experiencia sobre las implementaciones y migraciones realizadas. Esta información ha sido complementada, además con una exhaustiva documentación en fuentes secundarias con el fin de obtener una visión en profundidad del fenómeno Software libre en España y facilitar la revisión dinámica del concepto de éxito en casos de implementaciones y migraciones de software de fuentes abiertas.

Principales resultados

Importancia de los aspectos culturales

Del análisis de los casos de éxito podemos afirmar que una de las principales barreras a que se enfrenta el software de fuentes abiertas, tanto en sus posibilidades de comercialización, como en la aceptación de implementaciones, es la resistencia cultural a considerarlo y evaluarlo en igualdad de condiciones con el software privativo.

Se hace por tanto necesario una tarea educativa permanente y desde todos los ámbitos posibles para eliminar estos prejuicios. Los promotores de este tipo de tecnologías, quienes planean migraciones o desarrollos han de explicar que el software privativo ha ganado terreno importante a lo largo de décadas.

Comenzar el desarrollo comunitario en forma temprana

Las experiencias relevadas dan cuenta de que la liberación a la comunidad de resultados de desarrollo es un proceso altamente complejo y que exige recursos que no siempre están disponibles en las organizaciones. En los casos en que se prevé una forma de trabajo colaborativa es recomendable evaluar las metodologías de desarrollo conjunto lo antes posible. De lo contrario se corre el riesgo de contar con una comunidad meramente “reactiva”, que se limite a aportaciones de muy bajo valor agregado como traducciones, reporte de fallos o sugerencia de funcionalidades.

Realizar un seguimiento adecuado de las personas usuarias

Como puede deducirse de la lectura de los casos de estudio, una de las barreras detectadas en el desarrollo de un modelo de negocio de software libre viable es para algunos proveedores la dificultad de traducir las descargas, visitas o participaciones en la comunidad en una conversión a clientes de pago. Ello sucede incluso en casos en que se verifica una fuerte repercusión del producto a través de las analíticas disponibles. Es importante para las empresas del sector poder conocer el público entre el que la solución desarrollada suscita interés, de una forma amigable y no persecutoria.

Avanzar gradualmente en las migraciones, con objetivos claros

Una cantidad importante de personas entrevistadas mencionó la importancia de una buena planificación de las implementaciones o migraciones hacia SFA. Ello incluye la realización de pruebas modelo, y la superación de objetivos parciales, con evaluación y seguimiento adecuado del progreso. Una elección apresurada de un software, por el sólo hecho de tener éste costes reducidos de licenciamiento, puede generar otros costes no previstos muy altos en términos de soporte, consultoría o formación del personal.

Hacer elecciones de software con un criterio objetivo e independiente

  • Coste Total de Propiedad (TCO)

Casi unánimemente se recomienda que las adquisiciones o migraciones de software sean hechas con independencia de la forma de licenciamiento. Lo indispensable es poder evaluar el Coste Total de Propiedad, incluyendo todos los factores relevantes para la organización (entre ellos, el análisis jurídico de licencias). Debe hacerse una valoración exhaustiva del tipo de producto que se necesita, el nivel y tipo de soporte, analizar el parque de equipos con que se cuenta, la forma de organización del personal y sus actitudes ante el software libre, las dependencias creadas sobre un software determinado, etc.

Si bien no está bajo controversia cómo calcular el TCO en teoría, en la práctica puede ser una cuestión muy compleja. En primer lugar, el precio de compra del software se mide fácilmente, pero es sólo uno de los muchos componentes del TCO. También deben ser tenido en cuenta la formación de las personas usuarias, la necesidad de mantenimiento, actualizaciones y soporte, que pueden significar mucho más que el precio de la licencia. Dado que estos costes muchas veces solo pueden apreciarse una vez que se ha adquirido el software, las comparaciones deben hacerse a lo largo de toda la vida útil esperada del proyecto. E incluso se debe proyectar más allá de esa vida esperada ya que la información, el entrenamiento recibido por el personal y los procedimientos adquiridos sobreviven al software específico.

  • Costes del cambio

También es importante tener en cuenta que a los costes implícitos en pasar de una aplicación a otra deben agregarse los costes de un nuevo cambio. Si el sistema a adoptar crea dependencias, se reduce el poder de negociación con el proveedor TIC al plantearse una migración.

Mientras que los proveedores siempre tienen algún incentivo para hacer más difícil el abandonar la solución que ellos proveen, el interés de las personas usuarias es, por el contrario, conservar la mayor flexibilidad posible.

En tal sentido, es importante para las personas usuarias asegurarse que los formatos de ficheros, interfaces, etc, estén bien documentados, de forma que la migración de datos y programas de un proveedor a otro sea facilitada.

El software libre ofrece en este sentido claras ventajas sobre los interfaces propietarios. Por supuesto, una aplicación propietaria que ofrezca estándares verdaderamente abiertos puede ser una alternativa viable.

Uno de los beneficios claros de apoyar al SFA es que se generan fuertes incentivos para que los proveedores comerciales abran sus interfaces, beneficiando a todos las personas usuarias. Claro que si existe un proveedor dominante, éste intentará mantener el control sobre su interface y dificultar la interoperabilidad entre otros proveedores. Pero al mismo tiempo aquellas empresas que no estén en tal posición dominante tienden a buscar interoperabilidad con el proveedor principal y también entre ellas.

Buscar partners fiables

Una cantidad importante de de entrevistados sostiene que la clave de su éxito ha sido identificar un partner tecnológico fiable que sepa comprender sus necesidades, proveer un nivel adecuado de soporte, y en condiciones económicas competitivas. Un entendimiento profundo sobre el negocio del cliente es preferible, así como métodos eficientes de gestión del cambio en grandes organizaciones, que incluyan la formación que sea necesaria, y que sea particularmente sensible al hecho de que algunas migraciones o implementaciones de Software libre afectan a muchas áreas de la empresa, a sus procesos, roles y estructuras, que pueden verse modificados.

Comprometerse con la migración emprendida.

Se constata que algunas migraciones hacia SFA no avanzan al ritmo esperado por una falta de compromiso con la ejecución de todos los pasos necesarios, o por una insuficiente evaluación de los obstáculos a que se enfrenta. Así, por ejemplo, una migración bien planteada puede fracasar si el personal de la empresa opone demasiada resistencia y se niega a utilizar las herramientas SFA. El compromiso de las instancias directivas ha demostrado ser un factor clave para el éxito, tanto en organizaciones públicas y privadas.

Analizar el ecosistema del SFA a utilizar

Para comprobar la viabilidad de un negocio o migración hacia SFA se debe analizar si los dos actores principales detrás del desarrollo de una determinada tecnología (el propietario del software y la comunidad) se encuentran motivados para mantenerla y hacerla evolucionar. Acentuar el rol tractor que algunas CC.AA. tienen respecto del SFA y extenderlo a nuevos ámbitos.

Se recomienda a las administraciones en general (pero también a empresas líderes) promover el crecimiento de las comunidades, envolviendo en el ecosistema a empresas, universidades y otras entidades públicas, de forma de generar mercado y oportunidades de negocio para todos, lo cual a su vez reduce gastos y revierte nuevamente sobre el proceso productivo.

Documentar exhaustivamente los desarrollos en Software libre

Se señala muy frecuentemente que un obstáculo a la evolución de algunas aplicaciones SFA y al crecimiento de comunidades a su alrededor es la deficiente o incompleta documentación de los proyectos.

Comprender el modelo de negocio.

Un negocio basado en SFA implica un paradigma distinto al que centra el valor en el momento de la distribución. Para aquellos proveedores TIC que ya trabajan en un modelo basado en servicios y desarrollos a medida, la transición hacia el SFA puede resultar facilitada. Pero aquellas empresas que basen su negocio en la disposición de una cartera de clientes “cautivos” en base a la propiedad de la licencia u otras dependencias pueden precisar fuertes ajustes organizacionales antes de ser capaces de monetizar las ventajas del SFA. La llamada “comoditización” y la cada vez más alta calidad del SFA hace recomendable, incluso para estas últimas, centrar la fidelización de los clientes en servicios externos al propio software. Los desarrolladores: deben tener en claro cuál es su público objetivo, y saber cuál es el valor que ese público objetivo va a tener en cuenta. Para los desarrolladores de software es imprescindible vincularse a modelos comerciales probados, dado que el alto coste de investigación puede no ser compensado en el corto plazo, incluso contando con una buena base de personas usuarias.

Explorar la posibilidad de utilizar SFA como forma de acceder a prestaciones que tienen costes prohibitivos

Algunas PYMES, ONGs y otras pequeñas organizaciones se enfrentan a barreras económicas demasiado altas para utilizar soluciones TIC. La alternativa SFA puede ampliar en muchos casos la productividad en este tipo de clientes.