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Comunidades de liberación de código de software de fuentes abiertas en la Administración Pública.

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Indice del artículo
Comunidades de liberación de código de software de fuentes abiertas en la Administración Pública.
Introducción
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“Plataforma utilizada por más de 250 bibliotecas de los Estados Unidos para la creación de sitios web, siendo los usuarios finales el personal y los clientes de las bibliotecas.”

Persona de contacto: Darci Hanning, Oregon State Library, Library Development Services. Estados Unidos.

Descripción del proyecto

Plinkit (Public Library Interface Kit) es una plataforma utilizada por un gran número de bibliotecas de los Estados Unidos para la creación de sitios web, siendo los usuarios finales el personal y los clientes de las bibliotecas. Fue creado originalmente para las bibliotecas públicas, sin embargo actualmente es utilizado por todo tipo de bibliotecas.

Plinkit está basado en la plataforma Plone, un sistema de gestión de contenidos de software de fuentes abiertas. Se trata de una plataforma ideal para editores de contenido de nivel principiante ya que proporciona un editor de tipo WYSIWYG (“What you see is what you get”), lo que facilita enormemente las tareas de desarrollo.

Los sitios web de la biblioteca son creados y editados vía web, utilizando una función de editores de texto y otras herramientas que facilitan el trabajo y aportan a los usuarios un espacio web ordenado, fácil de usar y un lugar donde presentar la información.

La comunidad Plinkit es una organización fundada por miembros de la las Agencias gestoras de bibliotecas a nivel estatal y local. El objetivo principal de esta comunidad es la de extender el uso de la plataforma Plinkit a las bibliotecas más allá del Estado de Oregón, Estados Unidos (donde originalmente se creó Plinkit ) y de reunir fondos para el apoyo al desarrollo de software, formación, documentación y actividades de marketing.

Grupos de interés

La plataforma Plinkit es accesible para todas las bibliotecas estatales y las organizaciones regionales. Entre los usuarios finales de Plinkit se incluyen el personal de las bibliotecas, generalmente pertenecientes a pequeñas comunidades o zonas rurales, ya que tienen un tiempo y recursos limitados para crear y mantener un sitio web centrado en la prestación de servicios de información y recursos para los usuarios de la biblioteca.

Situación inicial

Actualmente existe una tendencia por parte de los usuarios de las bibliotecas de demandar una información útil, digital, centralizada y multicanal. Sin embargo, las bibliotecas públicas, en particular las más pequeñas y las ubicadas en las comunidades rurales, encontraron cierta dificultad a la hora de satisfacer esta demanda, al carecer de la financiación suficiente o personal cualificado para crear y mantener sitios web para los usuarios.

Enfoque y solución propuesta

Plinkit comenzó en el año 2003, como una subvención de dos años, a través del proyecto "InformACTion", con el objetivo de proporcionar herramientas de gestión de contenidos, grandes colecciones de sitios web y una manera de proporcionar información vital para los usuarios a través de bibliotecas públicas de pequeña y mediana escala en Oregón.

La subvención del proyecto InformACTion fue solicitada por el Instituto de Servicios de Museos y Bibliotecas a través del programa de ayudas establecidas en la Ley de Servicio de Bibliotecas y Tecnología. Asimismo, el proyecto fue administrado por la Biblioteca del Estado de Oregón y patrocinado por la Biblioteca del Condado de Multnomah, bajo la dirección de Eva Miller.

Durante la fase inicial del proyecto, se puso en marcha la infraestructura de hardware y software, el patrón de la plantilla inicial, el desarrollo del contenido de Plinkit y se impartió formación a las bibliotecas miembros de la asociación, de forma que estuvieran capacitadas para utilizar Plinkit.

Durante el otoño de 2005, el proyecto Plinkit fue transferido a la Biblioteca de Servicios de Desarrollo del Estado de Oregón. Darci Hanning, consultor de TI para el desarrollo, comenzó a trabajar con Plone y Plinkit. Tras realizar una evaluación técnica de Plinkit, se decidió comenzar a trabajar en la mejora de Plone mediante la identificación e implementación de mejoras tanto en los contenidos como en las plantillas disponibles, la creación de un manual de formación para personal de biblioteca, y lanzando página Web de Plinkit en Oregón como un recurso adicional para el personal de biblioteca.

En el año 2006, las discusiones para llevar la plataforma a otros estados del país llevaron a la creación de la Asociación de Plinkit. A partir de julio de 2009, más de 250 bibliotecas de Colorado, Illinois, Oregón y Texas estaban usando Plinkit como editor de su página web. Actualmente se están incorporando al proyecto un mayor número de bibliotecas.

Se creó un sitio web con una plantilla inicial prediseñada con gran cantidad de contenidos, que podía ser implementada para cualquier biblioteca y en la que se permitía la posibilidad de modificar y ampliar el contenido existente. Las bibliotecas que implantan Plinkit, suelen desarrollar el contenido del sitio web a partir de un estudio de buenas prácticas de los sitios web de bibliotecas públicas.

Resumen de tecnologías y herramientas utilizadas

Plinkit se basa en la plataforma Plone, un sistema de gestión de contenidos de código abierto, flexible y adaptable. Además de las características básicas que vienen con Plone, se utilizan una serie de productos (o "add-ons") y plantillas personalizadas que permiten crear un sitio Web personalizado.

Plone hace uso del servidor de aplicaciones Zope, un paquete sólido de software de fuentes abiertas escrito en Python.

Modelo de gobierno de la comunidad

La comunidad dispone de la siguiente estructura:

  • Comité de dirección. Este grupo está compuesto por un representante de cada administración u organización miembro con derecho a voto. Para ser un miembro de pleno derecho del comité de dirección, la administración u organización interesada debe cumplir los siguientes criterios:

  • Contribuir a la cuota específica anual destinada al fondo creado para la administración global del proyecto.
  • Que en su Estado se haya implantado la plataforma Plinkit.
  • Ayudar con la comercialización de la iniciativa a otras administraciones estatales o bibliotecas según sea necesario.

El comité se encarga de la dirección del proyecto, nombrar a los miembros de la directiva, recopilar las aportaciones de la comisión de coordinación del proyecto y el grupo técnico, aprobar los gastos, establecer las cuotas anuales de participación y gestionar las finanzas del proyecto global.

Asimismo es el encargado de designar un presidente, cuyas responsabilidades son:

  • Organizar las reuniones del comité directivo al menos dos veces al año, según sea necesario.
  • Supervisar las finanzas de la comunidad.
  • Autorizar los gastos.
      • Comité de coordinación del proyecto. Este grupo está compuesto por un representante de cada administración u organización que participe en la comunidad Plinkit. Cada representante se encarga de promover el uso de Plinkit entre los miembros de su circunscripción y de facilitar la formación necesaria para que el personal de la biblioteca pueda utilizar Plinkit. Esta Comisión informa directamente al comité de dirección. El comité se encargará principalmente de las siguientes funciones:

         

        • Intercambiar información sobre el uso de Plinkit.
        • Compartir cualquier material creado para promocionar y utilizar Plinkit que puedan ser de utilidad para otras organizaciones.
        • Trabajar con el grupo de asesoramiento a usuarios para recabar sugerencias de mejora, con el objeto de seguir desarrollando el software Plinkit.
        • Recopilar y analizar las sugerencias adicionales de la comunidad de usuarios de Plinkit a través de encuestas y otros medios.
        • Planificar el trabajo sobre el desarrollo del software (el comité de coordinación del proyecto trabaja en estrecha colaboración con el grupo técnico en el cumplimiento de estas responsabilidades).

          El Comité de coordinación del Proyecto designa a su presidente, cuyas funciones serán las siguientes:

          • Organizar las reuniones del comité al menos trimestralmente, según sea necesario.
          • Actuar como representante del comité frente al grupo técnico y el grupo de asesoramiento a usuarios de Plinkit.
          • Actuar como coordinador del grupo de asesoramiento a usuarios.
          • Resumir las recomendaciones de la comisión de coordinación del proyecto y comunicarlas al comité de dirección.
        • Grupo técnico. Este grupo está compuesto por un representante de cada administración u organización que participe en la iniciativa Plinkit. Los miembros de este grupo dirigen la parte técnica del desarrollo del proyecto Plinkit y son responsables de las actualizaciones de software y del mantenimiento del hardware. El grupo técnico está a cargo de:

        • El intercambio de información técnica sobre las operaciones de Plinkit y
        • Hacer recomendaciones al comité de coordinación del proyecto acerca de las actualizaciones del software que suponen una mejora de la eficiencia del mismo.

        En el cumplimiento de estas responsabilidades, el grupo técnico trabaja en estrecha colaboración con el comité de coordinación del proyecto. El grupo técnico designa a su presidente, que tiene las siguientes responsabilidades:

        • Organizar las reuniones del grupo al menos trimestralmente, según sea necesario.
        • Actuar como representante frente al comité de coordinación del proyecto.
        • Resumir las recomendaciones del grupo técnico y comunicarlas al comité de coordinación.
            • Grupo de asesoramiento a usuarios. Este grupo está compuesto por personas que representan a las bibliotecas y organizaciones que están utilizando Plinkit para crear sus sitios web. El grupo incluye al menos dos representantes de cada organización miembro estatales o regionales, y se reúne dos veces al año. El grupo se encarga de asesorar al comité de coordinación del proyecto sobre errores y posibles mejoras en la plataforma Plinkit, de cara a posibilitar un mejor servicio a las organizaciones que lo utilizan para crear sitios web.

            Cada uno de los grupos está representado por una persona miembro de cada organización.

            Licencias

            El sistema de gestión de contenidos Plone está disponible libremente bajo la licencia GPL. El software Plinkit se distribuye a las bibliotecas miembros a nivel estatal que proporcionan una serie de servicios centralizados al resto de bibliotecas del Estado. Las copias del software se liberan a las bibliotecas individuales bajo petición.

            Memorando de Entendimiento

            Los miembros que desarrollan el código de Plinkit mantienen una plataforma llamada Memorando de Entendimiento (Memoranda of Understanding, MOU), para orientar sobre el acceso a los servicios ofrecidos, dar asistencia en el despliegue y facilitar formación sobre la solución Plinkit.

            Modelo operativo de comunidad

            La comunidad Plinkit está integrada por los miembros que contribuyen en el proyecto, las bibliotecas locales y estatales, los proveedores de desarrollo de software y las comunidades de software de fuentes abiertas Plone y Zope. Los miembros que contribuyen al código participan en la gestión del proyecto mientras que las bibliotecas locales tienen una participación dentro del grupo de atención a usuarios. Los miembros de la comunidad de la biblioteca Plinkit juegan un papel muy activo en los procesos formales de gobierno.

            El desarrollo del software se realiza a través de un proveedor. Asimismo, la organización Lyrasis (una organización regional de bibliotecas y profesionales de la información) actúa como único agente fiscal para el proyecto.

            El comité de dirección atiende las solicitudes recibidas de cualquier administración u organización estatal o regional que esté interesada en participar en el proyecto.

            Modelo de transferencia del conocimiento

            Existe una amplia documentación disponible en la página web de Plinkit (http://www.plinkit.org). Hay una sección exclusiva para miembros, donde se encuentran alojados los recursos del proyecto.

            Los recursos incluyen:

            • Plinkit 2.0. Manual del usuario para el personal de biblioteca.

            • Manual del administrador Plinkit, destinado a los responsables de la creación, personalización y mantenimiento de sitios Plinkit.

            • Materiales de formación adicionales generados por los miembros de la comunidad.

            • Sugerencias.

            • Documentación gráfica de los recursos disponibles, vídeos, presentaciones, etc.

            Modelo de formación

            Se pone a disposición de cada socio una copia electrónica del manual del administrador de Plinkit. Asimismo, existe una dirección de correo a través del sitio web para cualquier tipo de consulta. Si se necesita formación adicional, existen instructores profesionales de Plone y de empresas de consultoría que ofrecen esa formación.

            Planificación

            La planificación y la comunicación se realizan a través de videoconferencias mensuales y a través de notificaciones por email.

            Herramientas utilizadas para la creación de la Comunidad

            La comunidad se basó en la creación de un portal web. Los miembros ponen a disposición de la comunidad las herramientas comerciales necesarias para mantener reuniones vía videoconferencia.

            Gestión del cambio

            Las recomendaciones de cambio o mejora en el software se realizan a través del comité. Se cuenta con el apoyo de una empresa de consultoría especializada en Plone, para la gestión de los proyectos de desarrollo de software. La gestión de los aspectos no directamente relacionados con el desarrollo de software se lleva a cabo de manera informal, mediante el control de listas de tareas, fechas de vencimiento y grados de dedicación de los recursos asignados.

            La planificación y la comunicación se realizan a través de videoconferencias mensuales y a través de comunicaciones por email.

            Resultados

            En el año 2009, el proyecto ha conseguido implantarse por todo los Estados Unidos en más de 250 bibliotecas públicas.

            Actualmente el proyecto incluye los siguientes miembros: La Biblioteca del Estado de Colorado, Los Sistemas de Bibliotecas Regionales de Illinois, La iniciativa Lyrasis, La Biblioteca de Michigan, La Biblioteca del Estado de Oregón, La Biblioteca Estatal de Texas y la Comisión de Archivos, La Biblioteca de Virginia.

            Las bibliotecas de los siguientes Estados tienen derecho a usar Plinkit por medio de Lyrasis, mediante servicios compartidos: Alabama, Connecticut, Delaware, Florida, Georgia, Kentucky, Luisiana, Massachusetts, Maryland, principal, Mississippi, Carolina del Norte, New Hampshire , New Jersey, Pennsylvania, Puerto Rico, Rhode Island, Carolina del Sur, Tennessee, Vermont, Islas Vírgenes y Virginia Occidental.

            Asimismo existen otras bibliotecas, como la de la Corte Suprema de Colorado, que le han dado una aplicación especial a Plinkit ya que sirve principalmente para los jueces y personal de la corte de todo el Estado.

            También está el caso de la biblioteca de Platte Valley Youth en Greely, cuya plataforma está destinada a ayudar a hombres y mujeres encarcelados de entre 10 y 20 años.

            Beneficios

            El enfoque y la estructura del proyecto se centra en una inversión inicial compartida que permita construir un modelo de servicios centralizados, existiendo la posibilidad de realizar modificaciones de cara a poderle dar una identidad propia a la solución en cada una de las regiones donde se vaya a implantar. Gracias a este planteamiento se han podido generar importantes economías de escala. Las bibliotecas pueden ofrecer a los usuarios acceso remoto a un importante volumen de recursos electrónicos y a una serie de servicios por medio de su página Web.

            Aspectos clave del éxito

            Entre las claves del éxito del proyecto se encuentran la existencia de un modelo de gobierno formal y centralizado, el hecho de contar con un agente fiscal único para gestionar los gastos, el intercambio de documentación y mejores prácticas, y las labores de difusión y divulgación llevadas a cabo por sus miembros para promocionar el proyecto.

            Lecciones aprendidas

            Designación de un agente fiscal común para administrar las inversiones realizadas en servicios compartidos, por parte de los múltiples Estados miembros.

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            Barreras encontradas en la implementación de la Comunidad

            No se han identificado.

            Barreras en el mantenimiento de la comunidad

            La principal barrera localizada en el mantenimiento de la comunidad son las cuotas de afiliación existentes ya que provocan una lenta incorporación por parte de algunos estados.

            Resumen ejecutivo del estudio de caso

            A través de la colaboración conjunta de las bibliotecas estatales y organizaciones regionales de diferentes estados de los Estados Unidos, se creó la comunidad colaborativa Plinkit con el objeto de fomentar el uso de la plataforma Plinkit en las bibliotecas de los estados del país. Esta plataforma permite crear sitios web para los usuarios de las bibliotecas, desde donde se pueden gestionar contenidos y añadir otra información genérica que se considere de interés para los usuarios.

            Los desarrollos actuales de plantillas y herramientas basadas en las plataformas Plone y Zope son realizados por un proveedor externo, de forma que el código generado se desarrolla mediante un esfuerzo directo, en lugar de utilizar los métodos de trabajo propios del desarrollo de software de fuentes abiertas. Tanto Plone como Zope son proyectos tradicionales de software de fuentes abiertas.

            Como aspectos clave para el mantenimiento y estabilidad de la comunidad, se ha identificado la necesidad de tener un gobierno formal, el hecho de contar con un agente fiscal común para gestionar los gastos de la comunidad, y las buenas prácticas utilizadas para la promoción y difusión del proyecto.