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Comunidades de liberación de código de software de fuentes abiertas en la Administración Pública.

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Indice del artículo
Comunidades de liberación de código de software de fuentes abiertas en la Administración Pública.
Introducción
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PloneGov
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Plinkit
Forjas de SFA
Conclusiones
Recomendaciones
Tendencias
Agradecimientos

logoplonegov

 

“Más de 100 administraciones locales belgas y franceses participaron en el uso de una aplicación de SFA que proporciona herramientas tecnológicas a las administraciones y servicios web en línea para los ciudadanos de una forma más eficaz y eficiente”

Persona de contacto: Xavier Heymans, Zea Partners ASBL. Bélgica

Descripción del proyecto

La iniciativa PloneGov está integrada por una comunidad formada por administraciones públicas que utilizan los sistemas de gestión de contenidos Plone. Su principal función es la de proveer de herramientas tecnológicas a las administraciones y de servicios web en línea para los ciudadanos de una forma más eficaz y eficiente al reducir o eliminar la duplicación de esfuerzos entre las localidades a través del intercambio y la colaboración. La iniciativa incluye la participación de las administraciones de países del continente Europeo, de América del Norte y del Sur y de organizaciones públicas africanas.

PloneGov incluye herramientas de soporte que resultarían difíciles de desarrollar por sí solas por parte de las organizaciones y facilita la viabilidad para la realización de proyectos, promover estudios de casos y proporcionar confianza para la toma de decisiones.

Asimismo, PloneGov incluye actividades tales como talleres, conferencias, promoción y difusión en general, y el mantenimiento de un portal de la comunidad, proporcionando recursos útiles para la colaboración y la construcción de la comunidad.

De cara a comprender mejor el funcionamiento de la iniciativa PloneGov, se ha elegido como ejemplo para su explicación uno de los proyectos llevados a cabo por las autoridades públicas belgas y francesas. El proyecto se ha llamado CommunesPlone y está basado en Plone y Zope.

Más de 100 gobiernos locales belgas y franceses participaron en el proyecto CommunesPlone. Se incluyeron herramientas tales como Intranet / Extranet, con la posibilidad de realización de trámites administrativos en línea como solicitudes de documentos, solicitud de DNI o firma electrónica, obtención de permisos y licencias, y gestión de multas.

Grupos de interés

Para la realización del proyecto CommunesPlone se ha diseñado un software que principalmente va destinado a las administraciones públicas de habla francesa con el interés de crear un modelo cooperativo, de mejora de las aplicaciones y para la creación de sitios web para su propio uso, así como para el uso por parte de los ciudadanos. Plone está disponible en 40 idiomas y el software está abierto a cualquier administración.

Situación inicial

Muchas administraciones públicas tenían la intención de poder proporcionar servicios de una manera más eficiente, a un coste reducido y sin tener tanta dependencia de las licencias de software.

En la actualidad, los sistemas de gestión de contenidos han emergido como una manera eficiente de poder albergar los sistemas de información tanto interna de la propia administración como externa para el uso de los ciudadanos. Sin embargo estos sistemas pueden estar fuera del alcance de la organización, debido principalmente al coste de las licencias de base y a los costes para adaptar el software a los procesos de negocio y flujos de trabajo de los gobiernos locales.

Enfoque y solución propuesta

En el año 2005, varios municipios belgas con necesidades comunes descubrieron las ventajas de cambiar sus sistemas de información a través de plataformas basadas en software de fuentes abiertas. Por ello, comenzaron a trabajar en grupo para el desarrollo común de aplicaciones.

Ese mismo año, Zea Partners, una red sin fin de lucro especializada en software de fuentes abiertas y en la promoción de las plataformas de Plone y Zope, fue contratada para formar a un número de municipios en la planificación, la toma de requisitos, los métodos de desarrollo de software y la compartición de información y documentación.

A raíz de esta estrategia, se creó un grupo de expertos miembros de la comunidad que ayudó al éxito de la misma, dando un importante impulso al trabajar en colaboración.

Resumen de tecnologías y herramientas utilizadas

La plataforma está construida utilizando herramientas de software de fuentes abiertas. Entre ellas se incluyen:

  • Plone y Zope como herramientas fundamentales.

  • Subversion (SVN) para el control de versiones del software.

  • Trac para la presentación de informes de errores y solicitudes de mejora.

  • Portal de la comunidad (basado principalmente en Plone)

  • Foros, chats y listas de correo para la comunicación.

Modelo de gobierno de la comunidad

CommunesPlone tiene un modelo de gobierno informal. Se reúnen habitualmente de forma presencial, para tratar temas de planificación y tomar decisiones. Asimismo se tienen en cuenta las aportaciones sugeridas en los foros para mejorar o ampliar el código existente, que son compartidas por el equipo de desarrollo con los miembros del sector público. Además, a través de los recursos prestados a la comunidad mediante inversiones financieras se mejoran las prestaciones de la comunidad.

Este modelo se basa en un alto nivel de confianza y compromiso dentro de la propia comunidad para hacer un buen uso de los fondos públicos, con el objetivo de proporcionar una tecnología adecuada en favor de los ciudadanos atendidos.

Los productos de CommunesPlone cuentan con una licencia GPL, General Public License.

Modelo operativo de comunidad

Se anima a los miembros de la comunidad a participar en el desarrollo del software. Asimismo, pueden contribuir también prestando apoyo en el desarrollo de la aplicación en los municipios, redactando documentación, prestando apoyo durante la formación y los talleres de trabajo, resolviendo las preguntas en los foros o realizando pruebas.

Estas contribuciones hacen que cada organización se convierta en un activo importante para la difusión del conocimiento y del propio proyecto.

La comunidad tiene bien definidos los costes de estructura para que se puedan realizar mejoras en el código y otros servicios de desarrollo para sus miembros. Asimismo permite que haya una participación activa de las administraciones debido principalmente a que no tiene que pagar gastos por las licencias.

Las herramientas se proporcionan bajo el proyecto CommunesPlone; de acceso libre, modificable y compartido. Asimismo, existen materiales desarrollados por los grupos de interés.

  • Desarrolladores de la comunidad Plone, en relación con su propia herramienta o con sus módulos añadidos

  • Desarrolladores de la comunidad del sector público, que trabajan sobre productos desarrollados en el proyecto CommunesPlone.

  • Expertos en el ámbito de software de fuentes abiertas y consultores de TI. Estos grupos de interés juegan una papel esencial en el ecosistema, contribuyendo por su cuenta al desarrollo de la comunidad.

Las organizaciones que adoptan la herramienta, y que deseen modificarla, tienen la opción de invertir económicamente en su desarrollo, ya sea por medio de desarrollos internos, si la organización tiene personal cualificado para ello, o bien financiando la implementación mediante una consultora técnica.

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Modelo de transferencia del conocimiento

En el portal de la Comunidad se encuentra a disposición de cualquier Administración Pública interesada una amplia documentación sobre cómo utilizar la herramienta y una serie de aplicaciones desarrolladas utilizando las soluciones del proyecto CommunesPlone. A su vez se han publicado estudios de caso como métodos para transferir la experiencia acumulada.

Los maratones de desarrollo de código son muy populares en la comunidad y están abiertos a cualquier persona interesada en el desarrollo. También sirven como método secundario para la transferencia de conocimiento.

Modelo de formación

La formación se realiza a través de grupos de trabajo y con una amplia documentación vía online. Asimismo, los proveedores y los expertos en la materia tienen el compromiso de llevar a cabo la formación.

Planificación

Véase la sección de Modelo de gobierno de la comunidad

Herramientas utilizadas para la creación de la Comunidad

Durante las primeras fases de creación de la comunidad se realizaron reuniones frecuentes. Asimismo, las llamadas y los intercambios de correo electrónico fueron también constantes. Los expertos en la materia, Zea Partners, ofrecieron la formación y el coaching necesarios para poder desarrollar el proyecto como una comunidad de software de fuentes abiertas.

A la creación de Plonegov.org le siguió CommunesPlone. En 2007 PloneGov participó activamente en la promoción del proyecto CommunesPlone, junto con otros proyectos del sector público basado en Plone, a través de la organización de talleres, creación de carteles, creación de premios e invitaciones a conferencias de la industria para fomentar el crecimiento de la comunidad CommunesPlone.

El portal de la comunidad CommunesPlone está considerado como el canal de comunicación fundamental con la comunidad. Además del portal, se encuentran a disposición de los miembros de la comunidad herramientas y recursos como foros, informes de errores resueltos y solicitudes de mejora, acceso a soporte para resolución de dudas, así como otra documentación relevante del proyecto. Los foros de la comunidad proporcionan un medio para que los miembros se comuniquen entre sí tratando aspectos relacionados con el producto, la tecnología y la información en el contexto de la comunidad.

Gestión del cambio

No se ha identificado un modelo definido para la Gestión del Cambio.

Resultados

Desde su origen, el proyecto ha ido creciendo de manera constante. En 2010 participaron más de 100 administraciones locales. Además, el proyecto ha sido galardonado con cuatro prestigiosos premios desde 2007.

Beneficios

El sector público se ha beneficiado por haber realizado las inversiones de manera compartida, de forma que se reduzca el riesgo financiero. El presupuesto inicial de CommunesPlone contó con la participación de 15 ciudades en dos países.

Actualmente, la creación de un sitio web mediante soluciones de código propietario tiene un coste de aproximadamente 20.000 euros, mientras que si se utilizan las soluciones de Plone el coste se reduce a unos 1.000 euros.

Evolucionar a una plataforma de código abierto también permitió implementar una estrategia de servicios online compartidos en el caso de UWCM de Valonia (Bélgica) donde se ofrece la plataforma a 262 Municipios.

En general, la mayoría de las pequeñas localidades no podrían haberse financiado el proyecto por su cuenta, de no haber sido por su participación en CommunesPlone.

Aspectos clave del éxito

Un factor clave de éxito fue tomar como referencia las mejores prácticas sobre comunidades de software de fuentes abiertas. En el contexto del sector público se tradujo en:

  • La puesta en común de los recursos humanos y financieros.

  • El uso de software de fuentes abiertas: licencia libre, con una elevada transparencia y adaptabilidad de los productos.

  • Utilización de los métodos propios de las comunidades de software de fuentes abiertas:

  • SVN

  • Herramientas para la gestión de solicitudes de errores, ajustes y correcciones.

  • Foros.

  • Centro de documentación, con toda la información relevante del proyecto.

Se han utilizado en menor medida los estudios de caso y otros documentos de carácter no técnico para ayudar al personal no técnico de la comunidad a entender el valor del proyecto.

La clave del éxito para la creación de la comunidad parte del grado de compromiso de los miembros, de las contribuciones que se realicen y del nivel de esfuerzo requerido para crear y mantener la comunidad.

Lecciones aprendidas

El proyecto se inició teniendo en cuenta que a partir de la realización de pequeños esfuerzos en común se obtendrían escalonadamente resultados de éxito. Las reuniones han de ser frecuentes y en persona, lo cual es más viable para una comunidad ubicada en un área geográfica pequeña. Se destaca la importancia de abordar las cuestiones de propiedad intelectual desde el principio de proyecto.

Una vez los equipos estaban técnicamente capacitados acerca del modelo de colaboración propio de las comunidades de software de fuentes abiertas, éste se podría transmitir a otros posibles miembros. Asimismo se forjaron relaciones de confianza entre los miembros de la comunidad, centrándose en los valores de colaboración y de trabajo por el interés público.

Los miembros de CommunesPlone se reúnen regularmente y trabajan en tareas concretas. Las actividades se centran en la programación, la resolución de cuestiones prácticas, el intercambio de conocimientos y experiencias previas que puedan servir de ayuda en el futuro. También se considera como una buena práctica la liberación frecuente de nuevas versiones del código.

Barreras encontradas en la implementación de la Comunidad

El cambio cultural con respecto al software de fuentes abiertas.

Barreras en el mantenimiento de la comunidad

La centralización de ciertas funciones ha demostrado ser un punto de éxito en el pasado y un punto de vulnerabilidad para el futuro. La organización de talleres, grupos de trabajo y seminarios de formación son aspectos importantes para el adecuado mantenimiento de una comunidad y se han podido llevar a cabo gracias principalmente a la financiación proveniente del sector privado y no de las instituciones gubernamentales. PloneGov debería tratar de encontrar fuentes alternativas de financiación por parte de las administraciones públicas.

Otra barrera detectada es la capacidad de comunicar adecuadamente la importancia de la colaboración a las personas responsables de la toma de decisiones en materia de presupuesto. El principal problema detectado es que el presupuesto no se ajusta con a las necesidades reales de la comunidad, por lo que se producen dificultades para financiar determinadas actuaciones como por ejemplo las iniciativas de I+D o las de promoción y difusión de la comunidad.

Recomendaciones en la creación de una comunidad, modelo de gobierno, de mantenimiento y operativo de la comunidad

La experiencia CommunesPlone y las mejores prácticas representan un importante conjunto de recomendaciones para los proyectos con objetivos similares.

El papel que Zea Partners y la iniciativa PloneGov jugaron fue un factor clave para el proyecto. Hoy en día parece que hay suficiente masa crítica para que la comunidad actual siga apoyando y manteniendo el proyecto CommunesPlone. Sin embargo, sí que se están encontrando dificultades para la financiación de algunas actividades de coordinación, que se han desarrollado en la comunidad hasta el momento.

Resumen ejecutivo del estudio de caso

CommunesPlone, ahora en su quinto año de funcionamiento, tiene una fuerte adopción en los gobiernos locales de Bélgica y en varias ciudades francesas.

El software está bien respaldado por personas capacitadas en materia de software de fuentes abiertas, debido a que desde el inicio se realizaron inversiones en formación en este área. Esto permitió a las organizaciones del sector público participar directamente en el desarrollo del software y de la propia comunidad.

La plataforma Plone es la base para la consecución del proyecto. Sin embargo la participación de distintos países ha sido clave para que el proyecto haya ido internacionalizándose progresivamente. También fue clave la participación de los expertos en la materia, cuyo trabajo y sobre todo su capacidad de comunicación lograron que el proyecto fuera cruzando fronteras.

El proyecto incluye una serie de características distintivas:

  • Búsqueda de cohesión entre las administraciones públicas locales a través de la formación en materia de software de fuentes abiertas.

  • Desarrollo de una fuerte implicación en el desarrollo la Comunidad.

  • El diseño de una estrategia de trabajo colaborativo más amplia, basada en la plataforma Plone, para apoyar las actividades que no son el núcleo de las actividades de TI, como por ejemplo la redacción de estudios de caso, la organización de talleres de trabajo y conferencias, o la captación de nuevos socios para la comunidad.

El proyecto CommunesPlone se puede considerar como ejemplar en el grado de colaboración dentro del sector público y entre las comunidades de software de fuentes abiertas.

Hay muchas lecciones que aprender del proyecto, incluyendo las mejores prácticas sobre el modelo de desarrollo de código abierto y sobre el modo de dedicar recursos a las tareas de divulgación, formación y promoción de la comunidad.

Entre los aspectos del proyecto a considerar se encuentran la financiación de los esfuerzos de manera coordinada y el alto grado de escalabilidad, conforme se vayan incorporando nuevas administraciones a la comunidad, que adopten el software y requieran soporte para la implantación del mismo.