Observatorio de CENATIC

Equipo, redes
  • Increase font size
  • Default font size
  • Decrease font size

Ayuntamiento de Amorebieta-Etxano

E-mail Imprimir

CASO DE ÉXITO. Fecha: Julio de 2008

magazine

De izq. a derch. Jabier Santamaria, responsable del Departamento de informática del Ayuntamiento, e Iñigo Etxebarria, responsable del Almacén Municipal.

Software de fuentes abiertas (SFA)en las entidades locales.

El Ayuntamiento de Amorebieta-Etxano demuestra la sencillez y eficacia del uso de SFA para la gestión web y el control de almacenes.

Situación

El Ayuntamiento de Amorebieta-Etxano es una organización de algo menos de 100 personas, en una ciudad de 17.000 habitantes. Sus necesidades informáticas pueden no ser extremadamente complejas, pero lo concreto es que hacia 2007, los técnicos de su Departamento de Informática (compuesto por tres personas) entendieron que era hora de hacer algunos cambios importantes.

El sitio web del Ayuntamiento, se trataba de una página realizada a finales del año 2000, en html estático con algo de tecnología flash. Estaba tecnológicamente atrasada y por otra parte, no estaba estructurada de forma que realmente facilitara su uso ni el acceso a la información a los ciudadanos.

Adicionalmente surgió la necesidad de una aplicación informática que integrara aplicaciones, como un gestor de contenidos. Este hecho unido a que existía en el Ayuntamiento la sensación que el SFA les abriría la posibilidad de compartir conocimiento y aplicaciones con otras realidades, junto con un ahorro significativo en costes de licencias motivó que se tomara la decisión de realizar el cambio a favor del software de fuentes abiertas.

Por lo tanto, evolucionar tecnológicamente y buscar una plataforma de mayor calidad y que aportara visibilidad fueron los factores que motivaron que se iniciara el proyecto de renovación de la página web.

La necesidad de otra innovación tecnológica se gestaba también a medida que algunas necesidades operativas comenzaron a resultar demasiado complejas para el software con que se manejaban en el Almacén Municipal. Iñigo Etxebarria, responsable a cargo de éste refiere que “Nos faltaba suficiente control sobre el stock de materiales que se realizaba un poco «a ojo», así como las entradas, el inventario físico, y la labor de los operarios”.

 

Solución

La nueva web utiliza como plataforma tecnológica el gestor de contenidos Plone, un tipo de herramienta informática que simplifica la creación de cualquier tipo de contenido directamente sobre el web, y que se distribuye bajo licencia de software libre GNU GPL 2.0, al ser desarrollada y mantenida por la comunidad. No existe una empresa que sea propietaria de Plone. Los desarrolladores/as pueden tener sus intereses empresariales, pero van por fuera del producto. Este dato no es menor, e influyó decisivamente en la elección de este software: Plone tiene una comunidad gigantesca a nivel mundial (cerca de un millón de descargas, solamente en SourceForge). Desde su lanzamiento se han publicado numerosos plugins, y existe un activo IRC para preguntas de soporte atendido por miembros de la comunidad.

La idea es que el propio Ayuntamiento avance en conjunto con otras entidades que utilizan esta herramienta, desarrollando sinergias. En esta línea, comenta Santamaria, existe una iniciativa a nivel mundial llamada PloneGov, que agrupa a más de 70 organizaciones y que tiene por objetivo desarrollar en forma cooperativa herramientas web para entidades públicas y la ciudadanía.

Los entrevistados se enorgullecen de que esta implementación del web municipal, es una evolución basada en Plone de una plataforma anterior basada en la herramienta de SFA Zope, utilizada por algunos otros Ayuntamientos del País Vasco (Bergara, Arrasate-Mondragón, Ondarroa, Orio, etc.) y desarrollada por la empresa Codesyntax .

donwload-pdf

Descarga el resumen del caso de éxito de: Ayuntamiento de Amorebieta-Etxano

 


Perfil de la organización

CC.AA.: Vizcaya.
Sector: Administración Pública.
Ayuntamiento de Amorebieta-Etxano.

Situación

Obsolescencia tecnológica del sitio web previo, y necesidad de incorporar una herramienta de información ciudadana eficaz. Bajo nivel de control sobre trabajadores, materiales y costes en el Almacén Municipal.

Solución

La nueva web utiliza como plataforma tecnológica el gestor de contenidos Plone. Para el Almacén Municipal se elige Openbravo ERP. Ambas soluciones son implantadas mediante sendos contratos con proveedores SFA.

Beneficios

  • Fácil acceso a la información.
  • Mejora en la gestión de contenidos.
  • Facilitación de páginas en los dos idiomas oficiales.
  • Comunidades de usuarios autogestionadas.

Para la actualización del software del Almacén Municipal la selección de Openbravo, además de barajar la competitividad en costes con otras opciones, estuvo influida por otros factores: referencias positivas, el hecho de estar en SourceForge con un nivel de descargas bastante importante, y buena crítica en revistas especializadas. “También tener casos de éxito de otras entidades nos parecía interesante, cosa que las soluciones propietarias que nos ofrecían no tenía. Tampoco queríamos irnos a soluciones todavía más grandes o más comerciales como SAP R/3, o Microsoft Dynamics (Navision), ya que con esas seguramente se nos iría más en coste”, precisa Etxebarria.

Con el SFA de OpenBravo el Ayuntamiento ha logrado establecer una organización de la información relativa a las obras públicas que se llevan a cabo. Los operarios realizan un registro de las horas empleadas en sus actividades que conllevan un coste/hora establecido, por lo que así es más fácil establecer los costes de las obras.

Los costes de implantación de Openbravo, estiman los entrevistados, no fueron demasiado diferentes de los que había con otras opciones propietarias. Pero, recalcan, en el largo plazo se verán ahorros importantes.

La adaptación al nuevo software no implicó esfuerzos significativos en formación, comentan Santamaria y Etxebarria. La que se realizó involucró al reducido personal que interactúa con el SFA implementado. En el caso de Openbravo, este se reduce a dos personas, ya que aún no se ha involucrado a los operarios, que no ingresan los datos directamente, sino que aún aportan hojas en papel. En una segunda fase, se especula que se podría introducir un sistema con un terminal numérico, con pantalla táctil, en el que los empleados puedan identificarse e imputar el número de horas correspondientes.

horizontal2

Como uno de los pocos inconvenientes en la implantación de Openbravo, los técnicos recuerdan algunas incomodidades con el tema del soporte remoto. Ante la necesidad de algunos ajustes iniciales que “ellos tenían que hacer remotamente, entonces tuvimos que habilitar tecnológicamente, abrir el cortafuegos, preparar un programa de instalación remota para ellos explícitamente, un poco con los miedos que nos da estas cosas de accesos remotos que no están controlados por nosotros”, precisa Santamaria.

Reconocen los entrevistados haber discriminado un poco positivamente hacia el SFA, y haber elegido con menos información que la idealmente necesaria: “un poco no sabíamos bien donde nos metíamos, abríamos camino, entonces había también capacidad de tomar esa decisión, nadie nos presionaba”

 


"Con Plone ha mejorado mucho el uso del sitio web por parte de la ciudadanía".

Iñigo Etxebarria y Jabier Santamaria
Ayuntamiento de Amorebieta-Etxano

 

vertical2

Beneficios

La página web como gestor de contenidos permite estructurar muy bien la información y la cuestión del plurilingüismo de Plone. De una forma sencilla todos los contenidos pueden ser traducidos y tiene un amplio abanico de soportes lingüísticos. Santamaria afirma que “nos da mucha facilidad en cuanto a la gestión de ese bilingüismo esa dualidad del web. Si ves en ella, en cualquier momento tú pulsas sobre un contenido y tienes la traducción también de forma directa. Con otros productos tenías que hacer la traducción de forma más artesanal o más pesada, en cambio, ahora una vez que tenemos el texto traducido, implementarla o definirla dentro del web es realmente fácil.”

Otra ventaja es la edición de los contenidos. Con el gestor de contenidos resulta sencilla.”Una persona con un perfil bajo-medio de conocimientos informáticos, puede editar un contenido y publicarlo, y que aparezca en el web sin que tenga una dependencia del personal informático para que éste lo edite”, añade Santamaria.

La gestión de los contenidos web con Plone es realmente muy simple destacan los entrevistados: un administrativo sin conocimientos de informática profundos puede perfectamente actualizarlo.

A la mejora en la calidad del sitio municipal resultante después de la migración a Plone atribuyen en el Ayuntamiento también que su página web haya sido nominada entre los tres finalistas para el premio “Mejor Web del Año Categoría Institución Pública” por el periódico “El Correo Español. El Pueblo Vasco”. También han advertido un incremento sustancial en la cantidad de visitas de la ciudadanía al sitio que al menos se han quintuplicado respecto de la anterior versión html estática, según mediciones realizadas con Google Analytics. Esta percepción se ve respaldada por las encuestas que se han hecho y los comentarios recibidos.

Aunque aún es un poco prematuro para una evaluación completa sobre los beneficios de Openbravo, advierten los entrevistados; queda claro que se tiene un mejor control del stock mediante una administración más transparente, que además facilita conocer aquellos materiales más demandados, para asegurar su provisión. La carga de trabajo se ha reducido, comentan, existiendo menos errores a medida que algunas tareas van automatizándose. Los informes de costes son ahora mucho más claros, y especifican tanto los trabajadores y el material utilizado, lo cual facilita también el cálculo de costes. Etxebarria destaca el fácil acceso a la información que el programa ofrece. “Nos permite saber en cada momento los costes de las distintas obras, así como el material que entra y sale del almacén, un control y gestión de todo ese material.”

Los entrevistados se muestran muy conformes de que las comunidades y los foros de OpenBravo sean lo suficientemente activos. “Es importante que haya otra realidad de personas también con OpenBravo que comparten inquietudes, problemas, mejoras. De momento, todavía no hemos explotado su uso, es un punto a tener también en cuenta. La existencia de una comunidad autogestionada, en la que la gente, en base a sus realidades e inquietudes, se enriquece, aprende y evoluciona”, señala Santamaria.